Todo lo que necesitas para armar tu evento, mandar las invitaciones por WhatsApp
y llevar el control de quién confirma. No necesitas saber nada de tecnología:
si sabes usar WhatsApp y Excel, esto te va a salir.
Los pasos 1 al 5 son el camino completo — con esos ya tienes el evento
funcionando. Lo demás es opcional y lo puedes hacer después.
Cómo funciona, en corto
Para que entiendas el panorama antes de tocar un botón.
Tú creas el evento y cargas la lista de invitados con su teléfono.
Citoo le manda un WhatsApp a cada invitado con tu invitación y unos botones.
El invitado responde desde el mismo WhatsApp: confirmo, voy con menos
personas o no puedo ir.
Tú ves todo en el panel, en vivo: quién confirmó, cuántas personas van y
quién no ha contestado.
El día del evento, en la entrada, se registra la llegada de cada quien.
Lo importante: el invitado no tiene que descargar nada ni entrar a ninguna
app. Todo pasa dentro de su WhatsApp, con botones. Por eso contesta tanta gente.
Entra a /login con tu correo y contraseña, o con el botón de Google
si te dimos de alta con tu cuenta de Gmail. Al entrar caes directo en
Mis Eventos.
Quién ve qué
Rol
Qué puede hacer
Dueño del evento
Todo: crear el evento, cargar invitados, enviar invitaciones, ver
respuestas, plano, presupuesto y check-in.
Colaborador
Lo mismo que el dueño sobre ese evento, menos invitar a más
gente. Se agrega con el botón Compartir.
Staff de entrada
Solo la lista de invitados, el check-in y el plano. No puede mandar
mensajes ni cambiar datos. Es el rol para quien recibe en la puerta.
Cuenta de prueba. Si arriba te sale un aviso amarillo de "cuenta de prueba",
puedes crear 1 evento y cargar hasta 5 invitados.
Es para que veas cómo funciona de verdad antes de contratar. Cuando quieras
levantar el tope, escríbenos y te pasamos a cuenta completa.
Nombre del evento (obligatorio) — para ti, no lo ve el
invitado. Ej. Boda García · Junio 2026.
Fecha y hora (obligatorio) — la hora de inicio. La puedes
cambiar después.
Novios / anfitriones — cómo se van a ver los nombres en la
invitación. Ej. Ana & Carlos.
Link de invitación — solo si ya tienes una
invitación hecha en otro lado. Si no, déjalo vacío: en el paso 3 armamos una.
Confirmar asistencia antes del — la fecha límite que verá
el invitado. Opcional, pero ayuda muchísimo a que contesten rápido.
Dale a Crear Evento.
📷 Captura pendiente — ventana Nuevo Evento con los campos llenos
En cuanto lo creas, te metemos directo a Configuración, que es lo
siguiente que hay que llenar. Sigue con el paso 2.
Tu checklist. En la sección Invitados te espera la tarjeta
Primeros pasos: una lista que se va marcando sola conforme
configuras, y donde cada renglón te lleva a donde tienes que ir. A los pasos
marcados como opcional les puedes decir No y dejan de
aparecerte como pendientes (si cambias de opinión, ahí mismo los reactivas).
Cuando termines lo importante, la tarjeta se cierra sola.
Los datos del evento que van a salir en la invitación y en los recordatorios.
Si acabas de crear el evento ya estás aquí. Si no, entra por
Configuración en el menú de la izquierda.
La primera vez te recibe un aviso con lo que conviene llenar. Cuando ya te lo sepas
de memoria, dale a No volver a mostrar y no te vuelve a aparecer en
ningún evento (la × nomás lo calla en el evento que tienes abierto).
Está dividido en tarjetas. Le das a editar en cada dato y lo llenas; se
guarda solo al salir del campo, no hay botón de "guardar todo". Lo que no
aplique a tu fiesta déjalo vacío — si no pones ceremonia, por ejemplo, no
aparece en la invitación.
No te preocupes por equivocarte. Todo lo de esta sección se puede cambiar
después, cuantas veces quieras. Lo único que ya no se puede echar para atrás son
los WhatsApp que ya salieron.
ℹ️ Información del evento
Nombre del evento — el que le pusiste al crearlo. Solo lo ves
tú, no le llega al invitado, así que ponle lo que se te acomode para
identificarlo. Aquí lo puedes cambiar cuando quieras.
Fecha — día y hora.
Novios / anfitriones — requerido para que la
invitación se vea bien.
Confirmar antes del — la fecha límite.
Ceremonia — nombre del lugar, dirección y hora. Si tu evento
no tiene ceremonia, déjalo vacío y no aparece.
Recepción / fiesta — dónde es la fiesta, dirección y hora.
Este es el que casi siempre quieres llenar.
Vestimenta — ej. Formal, Etiqueta rigurosa.
Puedes agregar una nota abajo si quieres aclarar algo.
Notas del evento — cualquier aviso extra que quieras que lea
el invitado (estacionamiento, niños, etc.).
🤖 Bot & diseño
Aquí prendes o apagas el bot. Prendido, contesta solo cuando el
invitado responde. Apagado, nadie recibe respuesta automática — solo apágalo si
quieres contestar todo a mano.
⏰ Recordatorios automáticos
Pones un número de días y Citoo le vuelve a escribir solo a quien no ha
contestado, cada tantos días. Si pones 3, a los que siguen sin responder
les llega un recordatorio cada 3 días. Déjalo vacío si prefieres mandarlos tú a mano.
📞 Notificaciones internas
Números de WhatsApp tuyos (el tuyo, el de tu mamá, el de la organizadora)
que reciben un aviso cuando algo necesita atención — por ejemplo cuando un invitado
pide hablar con una persona.
📋 Check-in & reglas
Aquí activas el QR de entrada: si lo prendes, cada invitado que
confirma recibe su código QR por WhatsApp y en la puerta solo se lo escaneas.
También está la opción de cancelación definitiva — si la prendes,
quien dice "no puedo ir" ya no puede cambiar de opinión desde WhatsApp.
📷 Captura pendiente — sección Configuración con sus tarjetas
La página que abre el invitado cuando le llega el WhatsApp.
En el menú entra a Invitación. Tienes dos caminos:
🎨 Opción 1 · Armarla con Citoo
Es la más fácil y la que recomendamos. Se hace así:
Elige la dirección (link) de tu invitación. Es el pedacito final
de la dirección, por ejemplo boda-garcia-2026, y queda como
citoo.mx/invitacion/boda-garcia-2026. Usa solo letras, números
y guiones. Es requerido: sin link no hay invitación que mandar.
Escoge el diseño. Hay 5 estilos: Borgoña (Atelier), Terracota
(Jardín), Negro (Art Déco), Salvia (Botánico) y Azul (Editorial). Cada uno trae
sus tipografías y adornos.
Ajusta los colores si quieres — principal, acento y fondo.
Con ↺ Usar tema vuelves a los colores originales del diseño.
Llena los datos: nombres de los novios (requerido), código de
vestimenta, itinerario, mesa de regalos, cuentas para transferencia y las notas
que quieras.
Dale a 👁️ Vista previa para verla exactamente como la va a ver
el invitado. La vista previa no guarda nada.
Cuando te guste, 💾 Guardar. Con 📋 Copiar te
llevas el link para mandarlo por donde quieras.
Detalle bonito: cuando la invitación sale por WhatsApp, el link va
personalizado por invitado. Cada quien ve su nombre y cuántos pases tiene,
sin que tú hagas nada extra.
🔗 Opción 2 · Ya tienes tu propia invitación
Si mandaste a hacer tu invitación con un diseñador, o la hiciste en Canva, solo
pega su link y Citoo manda ese. Pierdes la personalización por invitado, pero
todo lo demás (confirmaciones, recordatorios, check-in) funciona igual.
📷 Captura pendiente — sección Invitación con los 5 diseños
Baja la 📥 plantilla. Viene con dos renglones de ejemplo para
que veas el formato.
Llena tu lista. Solo son cuatro columnas:
Columna
Qué va
¿Obligatoria?
Nombre
Como quieres que lo saluden. Ej. Familia Pérez o Juan Pérez
Sí
Teléfono
Su WhatsApp a 10 dígitos. Ej. 5512345678
Sí
Pases
Cuántas personas puede llevar en total, contándolo. Si no pones nada, es 1
No
Invitado de
Para agrupar: Novia, Novio, Trabajo, Tíos…
No
Sube el archivo. Antes de guardar nada, Citoo te muestra un
resumen: cuántos se van a agregar, quién está repetido, qué renglones tienen
error y qué teléfonos se ven raros.
Revisa ese resumen y confirma.
Lo que más falla son los teléfonos. Tienen que ser de 10 dígitos (lada + número),
sin espacios ni guiones ni el +52. Si un número tiene menos de 10
dígitos, ese renglón se salta y te lo dice. Si detecta algo raro — como una lada de
Estados Unidos — no lo bloquea, solo te lo marca para que lo revises tú.
Uno por uno
Con + Agregar invitado. Sirve para los que van llegando después,
o si tu lista es chica. Mismos datos: nombre, teléfono, pases y de quién es invitado.
Las dos formas de ver la lista
👤 Por contacto — un renglón por familia o por persona que
recibe el WhatsApp. Es la vista para mandar mensajes.
👥 Por pases totales — cuenta personas, no contactos. Es la
vista para el salón y el banquete: aquí ves cuántos platos necesitas.
📷 Captura pendiente — resumen de carga con duplicados y avisos
El momento de la verdad. Se manda a todos los que no han recibido nada.
Arriba a la derecha, dale a Enviar invitaciones.
Elige la plantilla. Son mensajes ya aprobados por WhatsApp
(no se pueden inventar de cero, WhatsApp no lo permite):
Boda — la clásica para bodas.
Cálido — más informal, para fiestas y XV.
Clásico — formal y corto.
Con fecha límite — recalca el "confirma antes del…".
Revisa la vista previa. Te la muestra con los datos de un
invitado real, tal como le va a llegar, con todo y botones.
Si ya habías mandado invitaciones antes, marca "No reenviar a quien ya
recibió invitación" para que solo les llegue a los nuevos.
Envía. Te va diciendo cuántos salieron bien y cuántos fallaron.
Qué recibe el invitado
Le llega tu mensaje con el link de la invitación y cuatro botones:
Confirmo todos — va con todos sus pases.
Confirmo menos invitados — le pregunta cuántos van a ir.
No puedo ir — queda como que no asiste.
Hablar con una persona — el bot se calla en ese chat y a ti
te aparece en Mensajes para que contestes tú.
Si el invitado está en dos eventos. Cuando el mismo número está invitado a
más de un evento, el bot primero le pregunta de cuál quiere hablar y le agrega la
opción Ver mi otro evento para cambiarse cuando quiera. Cada
conversación queda guardada en su evento: en Mensajes tú solo ves
lo que te escribieron a ti, no lo del otro evento.
Por qué a veces cuesta y a veces no. WhatsApp cobra por mandar el primer
mensaje con plantilla. Pero si el invitado nos escribió en las últimas
24 horas, la respuesta va gratis y sin plantilla. Citoo elige solo
la opción más barata en cada caso — tú no tienes que hacer nada.
Revisa antes de mandar. Un envío no se puede "deshacer": el WhatsApp ya
salió. Antes de darle, checa que la fecha, el lugar y el link de la invitación
estén bien. Si quieres probar, agrégate tú como invitado con tu propio número y
mándate la invitación primero.
📷 Captura pendiente — elección de plantilla con la vista previa del mensaje
Ya salieron las invitaciones. Ahora es ver quién contesta y empujar a los que no.
Los números de arriba
En Invitados tienes cinco tarjetas que se actualizan solas cada
pocos segundos. Puedes dar clic en cualquiera para filtrar la lista:
Total invitados — cuántos contactos tienes cargados.
Confirmaron — y entre paréntesis, cuántas personas son
en total. Este es el número que le pasas al salón.
Sin respuesta — a los que hay que seguir.
No asisten.
Necesitan atención — pidieron hablar con una persona.
Los estados de cada invitado
Sin respuestaConfirmadoNo asisteNecesita atención
Los puedes cambiar a mano desde la lista — sirve para cuando alguien te confirma
por teléfono o en persona y quieres que quede registrado. Eso y todo lo demás que
le puedes hacer a una persona en particular está en
Qué le puedes hacer a cada invitado.
💬 Mensajes
Aquí caen las conversaciones donde el invitado pidió hablar con una persona, o
escribió algo que el bot no entendió. Le contestas desde ahí mismo y, cuando
terminas, lo marcas como resuelto para que se limpie la bandeja.
🔔 Notificaciones
La lista de lo que va pasando: quién confirmó, quién canceló, quién cambió de
número de personas. Sirve para ver de un jalón los movimientos del día.
⏰ Recordatorios
El botón Recordatorios manda un mensaje solo a los que no han
contestado. Nunca le llega a alguien que ya confirmó o ya dijo que no.
Si configuraste los días en Configuración, esto además pasa solo.
⬇️ Descargar lista
Te baja un Excel con todo: nombre, teléfono, pases, estado, cuántas personas
confirmaron y notas. Es lo que le mandas al salón, al banquete o a quien te
pida "la lista final".
Todo se hace desde su renglón en la lista. No tienes que salir de ahí.
Lo que ves en el renglón
Qué es
Para qué sirve
✏️ Editar
Cambiar nombre, teléfono, pases asignados, pases
confirmados (si ya confirmó pero cambió el número), de quién es
invitado, y los nombres de sus acompañantes con su mesa.
🗑️ Eliminar
Lo borra de la lista. Se va también su historial — úsalo solo para
invitados que metiste por error.
Estado (menú)
Se lo cambias tú a mano: Sin respuesta, Confirmado,
No asiste o Atención. Es para cuando te confirman por
teléfono o en persona.
Llegada (menú)
El día del evento: Sin llegar, Parcial (te pregunta
cuántos llegaron de los que confirmó) o Sentado.
💬 escribió hace…
Te dice que te escribió y hace cuánto. En verde, es un mensaje que
todavía no has leído. Dale clic para abrir la conversación.
✓ Enviado · ✓✓ Entregado · ✓✓ Leído
Igualito que en WhatsApp: hasta dónde llegó tu mensaje. Si dice
Leído en azul, ya lo vio.
⚠️ (aviso rojo)
El mensaje falló. Dale clic y te explica por qué — casi siempre es que el
número está mal o no tiene WhatsApp.
✨
Ya había confirmado antes y volvió a confirmar cerca de la fecha. Es tu
gente más segura.
Pases en ámbar
Cuando ves 3 / 5 en amarillo, quiere decir que le diste 5 pases
pero confirmó 3.
El menú ⋯ Acciones
Es el botón del final del renglón. Aquí está todo lo que puedes mandarle
a esa persona en particular:
Acción
Qué hace
Cuándo aparece
📨 Enviar invitación
Le manda la invitación solo a esa persona. Para el clásico "a la tía se
le borró el WhatsApp".
Siempre
✅ Enviar confirmación
Le reenvía su confirmación junto con su QR de entrada.
Siempre, pero solo llega si te escribió en las últimas 24 h
⏰ Recordar
Un recordatorio para que conteste.
Solo si no ha contestado
🔔 Re-confirmar
Le pregunta si sigue en pie. Sirve para confirmar cerca de la fecha a
quien dijo sí hace meses.
Solo si ya confirmó
🚫 Cancelar lugar
Marca su lugar como cancelado y le manda el aviso por
WhatsApp.
Solo si no ha contestado
▦ Ver QR
Muestra su código de entrada, para que lo escanees o se lo pases.
Siempre
📤 Compartir por fuera
Te arma el mensaje completo con su link personalizado para que lo
copies y lo mandes por donde quieras: mensaje, correo, en persona.
Siempre
💬 Ver chat
Abre la conversación completa con esa persona. Desde ahí le contestas tú
directo.
Siempre
Las que mandan WhatsApp de verdad son Enviar invitación,
Enviar confirmación, Recordar, Re-confirmar y
Cancelar lugar. Todas te preguntan antes de mandar, así que si le picaste
sin querer, todavía puedes decir que no. Lo que ya salió no se puede retirar.
Hay un tope de 5 recordatorios por invitado. Es a propósito: pasado eso,
seguir insistiendo por WhatsApp se siente spam y arriesga el número. Si alguien no
contestó cinco veces, mejor márcale por teléfono.
Si entraste como staff de entrada, en lugar del menú solo te sale
▦ QR — es lo único que necesitas en la puerta.
📷 Captura pendiente — menú ⋯ Acciones abierto en un renglón
Para acomodar a la gente por mesa. Si tu evento no tiene mesas asignadas, sáltatelo.
En el menú, Plano del salón. Puedes dibujar el salón con mesas
(redondas o rectangulares) y elementos como la pista, el escenario o la barra,
moviéndolos con el dedo o el mouse.
Creas las mesas y les pones nombre o número.
Arrastras a cada invitado a su mesa. Si una familia tiene 4 pases, se
acomodan sus 4 lugares.
Puedes hacer grupos (familia de la novia, amigos del trabajo)
para acomodar más rápido.
En Lista de personas ves el listado plano de todos los
asistentes con su grupo y su mesa. Con ⬇ Descargar lo bajas
en Excel o en PDF: se descarga tal como lo tengas filtrado en ese momento
(si filtras un grupo o una mesa, solo baja eso). El PDF sale agrupado por
grupo, listo para imprimir y entregárselo al salón.
Se conecta con el check-in. El día del evento, cuando escaneas a alguien,
te dice de una vez en qué mesa va. Ya no hay que buscarlo en una hoja.
Para llevar los gastos y los pagos del evento en el mismo lugar.
En el menú, Presupuesto. Vas dando de alta partidas
— banquete, DJ, flores, fotógrafo — con su costo, quién es el proveedor, quién está
a cargo y en qué va.
A cada partida le registras los pagos que vas haciendo:
anticipo, segundo pago, liquidación.
Te va marcando lo pagado, lo pendiente y lo que ya se venció.
Puedes filtrar por estado, categoría o por quién está a cargo.
Esto es nada más para ti. No sale en la invitación ni lo ve ningún invitado.
Registrar quién va llegando, en la puerta, desde el celular.
En el menú, 📷 Check-in. Tiene dos modos y los dos sirven —
usa el que se te acomode:
Escanear — abres la cámara del celular y escaneas el QR que le
llegó al invitado por WhatsApp. (Necesitas haber activado el QR en
Configuración.)
Buscar — escribes el nombre y lo marcas a mano. Este es el que
más se usa en la práctica, porque siempre hay alguien que no encuentra su QR.
Al registrar a alguien puedes decir cuántas personas llegaron — si
confirmó 4 y llegaron 3, lo anotas y queda el registro. Si tienes plano, te dice
su mesa.
Prepáralo un día antes. Dale Compartir al evento y agrega a
quien va a estar en la puerta como staff de entrada. Así entra con
su propia cuenta, ve solo el check-in y tú no andas prestando tu celular ni tu
contraseña.
Esta parte se la puedes mandar tal cual a quien va a recibir en la puerta.
Entra a citoo.mx/login con el correo y contraseña que te dieron.
Toca el evento. Vas a ver un aviso azul que dice Staff de entrada.
Dale a 📷 Abrir Scanner.
Si el invitado trae su QR: escanéalo. Te sale su nombre, cuántas
personas confirmó y su mesa.
Si no lo trae: cambia a Buscar, escribe su
nombre y márcalo.
Confirma cuántas personas llegaron y listo. Si llegaron menos de
los que confirmó, pon el número real.
Con este acceso no puedes mandar mensajes, borrar invitados ni cambiar datos
del evento. Solo registrar llegadas. Si algo se ve mal, avísale al organizador.
Al día siguiente de la fecha, el evento pasa a solo lectura: te
sale un candado arriba y ya no se pueden mandar mensajes ni cambiar datos. Es a
propósito, para que nadie mande un WhatsApp por accidente a 200 personas después
de la fiesta.
Lo que sí puedes seguir haciendo: consultar toda la información y
descargar la lista con quién confirmó y quién llegó.
No borres el evento para "limpiar". Un evento que ya pasó no estorba: queda
bloqueado y no manda nada. Borrarlo, en cambio, es definitivo —
ver ¿Puedo borrar un evento?
Que el teléfono esté bien en la lista — es el error número uno.
Que sea un número con WhatsApp activo. Un teléfono de casa
nunca va a recibir.
Que en la lista no aparezca un error de envío junto a su nombre.
Pídele que busque en Archivados o en mensajes de números desconocidos.
Confirmó por teléfono, no por WhatsApp
Cámbiale el estado a mano en la lista de invitados. Cuenta igual para los totales.
Un invitado quiere llevar a alguien más
Edítalo en la lista y súbele los pases. Si ya había confirmado,
también ajusta cuántas personas van.
Me equivoqué en la lista de Excel
No pasa nada: puedes editar o borrar invitados uno por uno. Y si subes el archivo
otra vez, te avisa de los repetidos antes de guardar — no se duplican solos.
¿Puedo mandar la invitación por otro lado?
Sí. En Invitación dale a 📋 Copiar y pega
ese link donde quieras. Nada más ten en cuenta que un link copiado a mano no va
personalizado con el nombre y los pases de cada invitado.
¿Le puedo escribir a uno solo?
Sí. En su renglón, el menú ⋯ Acciones tiene todo lo que le puedes
mandar a esa persona sola. Está explicado en
Qué le puedes hacer a cada invitado.
Se me borró todo / no veo mi evento
Recarga la página y vuelve a entrar. Si sigues sin verlo, seguramente estás
entrando con otra cuenta de la que creó el evento — el evento lo ve su dueño y a
quien le hayan compartido.
¿Puedo borrar un evento?
Sí, con el 🗑 de su tarjeta en Mis Eventos. Pero léelo bien:
no hay manera de recuperarlo. No hay papelera, no hay respaldo, y
nosotros tampoco lo podemos revivir. Se van de un jalón los invitados con sus
teléfonos, las confirmaciones, las conversaciones de WhatsApp, el plano del salón,
el presupuesto y la invitación con su link.
Por eso, antes de borrar, te pedimos escribir BORRAR. No es
trámite de más: es para que nadie se lleve un evento entero con un clic mal dado.
Casi siempre no hace falta borrar. Si el evento ya pasó o simplemente ya no
lo vas a usar, déjalo ahí — se bloquea solo, deja de mandar
mensajes y te queda el registro de quién fue. Y si de plano vas a borrarlo,
descarga la lista antes: es lo único que se puede rescatar.
Alguien más me tiene que ayudar con el evento
Botón Compartir arriba a la derecha. Le mandas la invitación por
correo y entra con su propia cuenta. Puedes darle acceso completo (colaborador) o
solo el check-in (staff de entrada).